Der Datenverlust kann im Büro problematisch und frustrierend werden. Wenn wichtige Dateien verloren werden, kann das sogar sehr viel Geld kosten. Doch um Dateien nicht zu verlieren, solltet Ihr einige Punkte beachten. Hier findet Ihr einige Tipps damit der Datenverlust auf einem Computer verhindert werden kann.
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Externe Festplatten einsetzen
Ihr solltet niemals Dokumente auf dem gleichen Laufwerk wie das Betriebssystem abspeichern. Wenn das Betriebssystem abstürzt, kann man so die Daten leichter wiederherstellen. Wenn Ihr die Festplatte auf einem Computer neu Installieren müsst, werden die Daten gelöscht.
Aus diesem Grund, solltet Ihr Dokumente und Dateien auf dem Rechner und einer zweiten Festplatte sichern. Ihr solltet eine externe Festplatte einsetzen. Diese externen Laufwerke können bei einem Datenverlust sämtliche Dateien sehr schnell wiederherstellen und den Datenverlust verhindern.
Um ein gutes Speichermedium zu finden empfehle ich die Webseite der Stiftung Warentest. Dort gibt es nützliche Infos und Testberichte.
Regelmäßig Sichern
Die regelmäßige Datensicherung ist sehr wichtig um den Verlust der Dateien zu verhindern. Eine Sicherungskopie die regelmäßig gemacht wird, ist immer auf dem aktuellsten Stand. Die regelmäßige Datensicherung ist eine sehr gute Vorbeugungsmaßnahme um Daten zu schützen.
Wenn sie diese Kopie im Büro aufbewahren, sollte noch eine zweite Kopie extern gelagert werden. Sollte im Büro ein Brand auftreten können sämtliche Dokumente wiederhergestellt werden. Oder Sie legen die Sicherung in einen brandsicheren Tresor.
Backup Tools die ich auf meiner Seite vorgestellt habe:
Emails nur ohne Anhang sichern
In Emails werden häufig Anhänge mit gesendet. Diese können mit Trojaner oder Viren infiziert worden sein. Wenn Sie die Dateianhänge nun in Ihre Sicherung legen, ist diese Infiziert und kann mehrere Computer außer Gefecht setzen.
Aus diesem Grund, sollten bei Mails nur die Textdateien gesichert werden. Es gibt verschiedene Programme im Internet die sich auf die Sicherung von Emails konzentrieren.
Hier werden Anhänge und unnötige Dateien entfernt. Sollten die Anhänge doch gespeichert werden müssen, sollte eine einzelne Festplatte nur für Mails verwendet werden.
Vorsicht vor Datenüberschreibung
Wenn Sie mehrere Word Dokumente sichern wollen, kann es passieren, dass vorhandene Dateien unwissentlich überschrieben werden.
Ihr solltet auf keinen Fall vorhandene Dokumente überschreiben. Immer in einem neuen Ordner Sichern und auf keinen Fall überschreiben.
Wenn ein Dokument von 2 Mitarbeitern bearbeitet wird, können deutliche Unterschiede der Versionen auf der Sicherung vorhanden sein.
Drucken ist auch eine Sicherung
Bei äußerst wichtigen Dokumenten solltet Ihr die Datei drucken und in einem Ordner abheften. Durch die gedruckte Form habt Ihr eine sehr einfache Möglichkeit die Dateien zu sichern und den Datenverlust zu verhindern.
Ein Beispiel ist unsere Passwortliste zum Ausdrucken. Hier ist besonders wichtig, dass das Dokument am besten in einem Tresor abgelegt wird.
Neben den digitalen Sicherungen sollten immer andere Möglichkeiten beachtet werden um Inhalte und Dateien zu schützen.
Hier auf der Website download-kostenlos.org werden diverse gratis Vorlagen für Excel, PDF und Word zum Download und Ausdrucken angeboten.
Die Vordrucke, Muster und Schablonen können für verschiedene Bereiche wie z.B. Business, Briefe oder Basteln eingesetzt werden. Es wird auch diverse Freeware vorgestellt.
