Bei wichtigen Sitzungen oder einer Besprechung ist es immer sinnvoll ein Besprechungsprotokoll anzulegen.
Ich selbst habe eine längere Zeit bei einer Hausverwaltung gearbeitet und bei den Eigentümerversammlungen ein Protokoll geschrieben. Dafür eignet sich meine Protokoll Vorlage hervorragend.
Seiteninhalt
Das Wichtigste zum Protokoll
- Die gratis Vorlagen von download-kostenlos.org sind als PDF und Word-Dokument verfügbar.
- Das Protokoll dient als schriftliche Aufzeichnung von Gesprächen und Entscheidungen.
- Die Vorlagen sind besonders nützlich für Unternehmen und Hausverwaltungen, um klare Strukturen und Verantwortlichkeiten festzulegen.
Was ist eigentlich ein Protokoll?
Ein Protokoll ist nichts anderes als eine schriftliche Aufzeichnung. Besonders bei Gesprächen, wichtigen Terminen oder beruflichen Sitzungen kommen sie zum Einsatz.
Wie oben bereits erwähnt, sind sie auch für Eigentümerversammlungen in einer Hausverwaltung ideal geeignet. Im Prinzip ist es nichts anderes als eine schriftliche Notiz.
Wieso wird ein Besprechungsprotokoll eingesetzt?
In einem Unternehmen sind Meetings das Herzstück der Zusammenarbeit, aber ohne klare Struktur kann alles sehr leicht aus dem Takt geraten.
Hier kommt ein Protokoll ins Spiel. Sie fungieren als Notizen, Leitfaden und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind und die gleichen Ziele im Unternehmen haben.
Das sind die wichtigsten Punkte, wieso ein Protokoll verwendet wird:
- Es können feste Termine festgehalten werden.
- Aufgabenverteilung in größeren Gruppen. Ideal für Projektmanagement.
- Termine können im Nachhinein überprüft werden.
- Wird häufig bei Hausverwaltungen verwendet um Sitzungsprotokolle zu erstellen.
Was wird in einem Protokoll üblicherweise festgehalten?
- Eine Liste mit den anwesenden Personen bzw. Teilnehmern
- An welchem Tag die Sitzung oder Besprechung durchgeführt wurde.
- Natürlich darf auch der Ort, Uhrzeit und die Dauer nicht fehlen.
- Entscheidungen und über was gesprochen wurde.
- Interne und externe Aufträge sowie Termine die gemacht werden müssen.
Welche Protokolle gibt es für eine Besprechung?
Hier eine Übersicht der verschiedenen Protokollarten die man einsetzen kann:
Der Klassiker – Verlaufsprotokolle
Das Verlaufsprotokoll ist der Klassiker unter den Besprechungsprotokollen. Mit diesem wird der genaue Ablauf einer Besprechung festgehalten und was genau gesagt wurde.
Diese Art der Protokolle ist nützlich um eine Diskussion zu dokumentieren.
Ergebnisprotokolle – Klare Ziele und Ergebnisse
Bei den Ergebnisprotokollen versucht man sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren.
Es werden Entscheidungen, weitere Schritte und die verantwortlichen Personen eingetragen. Diese Protokolle sind ideal für Teams geeignet.
Aktionsschrittprotokolle – Den nächsten Schritt planen
Bei einigen Besprechungen ist das der Start um Aufgaben zu erledigen. Genau für diesen Zweck, sind Aktionsschrittprotokolle gedacht.
Es wird in diesen genau notiert, wer welche Aufgaben übernimmt bis zur nächsten Besprechung. Mit diesem Protokoll können genaue Verantwortlichkeiten verteilt werden.
Mehr Quellen und Referenzen
- Internet sherpany.com: Ein guter Leitfaden wie man Sitzungsprotokolle erstellen muss.
- Internet microsoft.com: Weitere kostenlose Vorlagen zum Protokollieren einer Besprechung.
Protokoll Vorlage kostenlos für Word und PDF
Damit auch ihr ein Besprechungsprotokoll erstellen könnt, stelle ich euch hier einen Vordruck zum kostenlosen Download zur Verfügung. Diesen könnt ihr einfach ausdrucken und so oft verwenden wie ihr wollt.
Natürlich kann auch die Word Datei einfach mit einem Laptop direkt bei der Besprechung bearbeitet werden.
Ich hoffe diese Datei hat euch etwas geholfen und die Arbeit bei der nächsten Besprechung etwas erleichtert. Viel Spaß mit dem Download. Schaut doch hin und wieder auf meiner Seite vorbei.
System: PDF, DOCX
Hier das Protokoll als PDF downloaden ✂️
Hier die Word Protokoll Vorlage downloaden ✂️
Datum: 29.09.2017 / Zuletzt aktualisiert: 15. April 2025 von Chris