Im Geschäftsleben muss man immer wieder damit rechnen, dass eine Zahlung nicht sofort beglichen wird. Häufig muss man eine Zahlungserinnerung an einen säumigen Kunden senden.
Diese Zahlungserinnerungen muss man senden, um seine Rückstände anmahnen zu können. Hier gibt es eine passende Vorlage dafür zum Download.
In der Regel, sollte man die Zahlungserinnerung nach zirka 2 Wochen senden. Dieses Schreiben sollte zurückhaltend geschrieben werden.
Man sollte direkt auf den Zahlungsausstand hinweisen, ohne mit einer Mahnung zu drohen. Erst wenn die Zahlungserinnerung nicht beachtet wird, kann man eine Mahnung versenden.
Im Internet gibt es verschiedene kostenlose Vorlagen die man für seine Zwecke herunterladen und umschreiben kann.
Auf dieser Seite, möchte ich euch die Zahlungserinnerung Vorlage als PDF und Word Datei zum Download anbieten.
Auf dem PDF Download findet Ihr sämtliche Informationen als Muster für eine eigene Erinnerung an einen Kunden.
Zusätzlich habe ich euch die Vorlage auch noch als Word Datei bereitgestellt. Diese kann einfach heruntergeladen und bearbeitet werden.
Seiteninhalt
Inhalt der Zahlungserinnerung zum Kopieren
Hier kannst du den Text des Dokuments kopieren und selbst in deine Textbearbeitung einfügen:
Zahlungserinnerung
Rechnung Nr. ….. vom …..Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere oben genannte Rechnung haben wir noch keinen Zahlungseingang feststellen können.
Falls Ihnen die oben genannte Rechnung entgangen ist, haben wir Ihnen eine Kopie der Rechnung beigelegt.
Wir bitten Sie, dies nachzuholen und sehen dem Zahlungseingang entgegen.
Sollten Sie die Zahlung mittlerweile geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben als Gegenstandslos.
Diese Daten gehören in die Zahlungserinnerung
Im Prinzip ist diese Art der Erinnerung eine erste Mahnung bei Zahlungsverzug einer Rechnung.
Man sollte darauf achten, dass alle wichtigen Daten korrekt ausgefüllt werden, damit die Erinnerung auch rechtssicher ist.
Grundsätzlich ist es ratsam folgende Angaben in der Zahlungserinnerung einzutragen:
- Die eigene komplette Anschrift bzw. den Namen und Firmennamen
- Den Namen, Firmenanschrift und Adresse des Empfängers
- Falls vorhanden eine Kundennummer des Empfängers
- Die Rechnungsnummer und das Datum der fälligen Rechnung.
- Auch Lieferanschriften oder Termine sollten eingetragen werden.
- Der fällige Überweisungsbetrag und die eigene Bankverbindung.
Bei der ersten Mahnung benötigt man noch keine Zahlungsfrist. Diese kann man aber auch eintragen. Erst bei der 2. Und 3. Zahlungsaufforderung ist eine Zahlungsfrist wichtig.,
👍Tipp: Wenn du eine Rechnung benötigst, findest du hier die Vorlage zum Download
Häufige Fragen zum Thema Zahlungserinnerung
1. Wann sollte eine Zahlungserinnerung versendet werden?
Die Erinnerung sollte immer versendet werden, wenn der Zahlungseingang überfallig ist. Normalerweise ein paar Tage nach dem Fälligkeitsdatum.
2. Ist die Zahlungserinnerung auch eine Mahnung?
Nein, sie ist ausschließlich eine freundliche Erinnerung, die normalerweise vor einer Mahnung versendt wird. So kann der säumige Kunde erinnert werden, bevor man weitere Schritte einleitet.
3. Ab welchem Zeitpunkt, sollte man eine Mahnung in Erwägung ziehen?
Sollte die Erinnerung unbeantwortet beleiben oder keine Zahlung eingehen sollte die Mahnung eingeleitet werden. Entweder mit Hilfe von einem Rechtsanwalt oder man leitet ein Mahnverfahren online ein.
Weitere Infos und Referenzen
- Internetseite Wikipedia: Hier wird das Thema genau erklärt.
- Internetseite sevdesk.de: Die ersten Schritte beim Verzug
Fazit und Download
Der erste Hinweis auf einen fälligen Betrag, sollte immer freundlich und neutral sein.
Achtet auch darauf, dass alles korrekt ausgefüllt ist. Erst nachdem man eine Zahlungserinnerung gesendet hat, sollte man eine zweite und dritten Mahnung einleiten.
System: PDF Dokument und Word
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Datum: 03.07.2012 / Zuletzt aktualisiert: 16. September 2024 von Chris