Der Datenverlust kann im Büro problematisch und frustrierend werden. Wenn wichtige Dateien verloren werden, kann das sogar sehr viel Geld kosten.
Doch um Dateien nicht zu verlieren, solltet Ihr einige Punkte beachten. Hier findet Ihr einige Tipps damit der Datenverlust auf einem Computer verhindert werden kann.
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Alles auf einen Blick
- Externe Festplatten und regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust.
- Emails sollten ohne Anhänge gesichert werden, um Viren zu vermeiden.
- Wichtig ist es, Datenüberschreibungen zu verhindern und kritische Dokumente auch auszudrucken.
Externe Festplatten einsetzen
Ihr solltet niemals Dokumente auf dem gleichen Laufwerk wie das Betriebssystem abspeichern.
Wenn das Betriebssystem abstürzt, kann man so die Daten leichter wiederherstellen. Wenn Ihr die Festplatte auf einem Computer neu Installieren müsst, werden die Daten gelöscht.
Aus diesem Grund, solltet Ihr Dokumente und Dateien auf dem Rechner und einer zweiten Festplatte sichern. Ihr solltet eine externe Festplatte einsetzen.
Diese externen Laufwerke können bei einem Datenverlust sämtliche Dateien sehr schnell wiederherstellen und den Datenverlust verhindern.
Um ein gutes Speichermedium zu finden empfehle ich die Webseite der Stiftung Warentest. Dort gibt es nützliche Infos und Testberichte.
Regelmäßig Sichern
Die regelmäßige Datensicherung ist sehr wichtig um den Verlust der Dateien zu verhindern. Eine Sicherungskopie die regelmäßig gemacht wird, ist immer auf dem aktuellsten Stand.
Die regelmäßige Datensicherung ist eine sehr gute Vorbeugungsmaßnahme um Daten zu schützen.
Wenn sie diese Kopie im Büro aufbewahren, sollte noch eine zweite Kopie extern gelagert werden.
Sollte im Büro ein Brand auftreten können sämtliche Dokumente wiederhergestellt werden. Oder Sie legen die Sicherung in einen brandsicheren Tresor.
Backup Tools die ich auf meiner Seite vorgestellt habe:
Emails nur ohne Anhang sichern
E-Mail-Anhänge können oft Schadsoftware wie Trojaner oder Viren enthalten. Speichert man infizierte Dateien in einer Datensicherung, riskiert man, dass mehrere Computer betroffen werden.
Daher ist es ratsam, in Backups nur die reinen Textinhalte der E-Mails zu sichern.
Für die gezielte E-Mail-Sicherung gibt es spezialisierte Programme, die Anhänge und unnötige Dateien automatisch entfernen.
Falls ein Anhang unbedingt gesichert werden muss, ist es sicherer, dafür eine separate Festplatte ausschließlich für E-Mails zu verwenden.
Vorsicht vor Datenüberschreibung
Wenn Sie mehrere Word Dokumente sichern wollen, kann es passieren, dass vorhandene Dateien unwissentlich überschrieben werden.
Ihr solltet auf keinen Fall vorhandene Dokumente überschreiben. Immer in einem neuen Ordner Sichern und auf keinen Fall überschreiben.
Wenn ein Dokument von 2 Mitarbeitern bearbeitet wird, können deutliche Unterschiede der Versionen auf der Sicherung vorhanden sein.
Drucken ist auch eine Sicherung
Bei äußerst wichtigen Dokumenten solltet Ihr die Datei drucken und in einem Ordner abheften.
Durch die gedruckte Form habt Ihr eine sehr einfache Möglichkeit die Dateien zu sichern und den Datenverlust zu verhindern.
Ein Beispiel ist unsere Passwortliste zum Ausdrucken. Hier ist besonders wichtig, dass das Dokument am besten in einem Tresor abgelegt wird.
Neben den digitalen Sicherungen sollten immer andere Möglichkeiten beachtet werden um Inhalte und Dateien zu schützen.
Datum: 13.11.2008 / Zuletzt aktualisiert: 4. November 2024 von Chris