Es kommt immer mal wieder vor, dass eine Rechnung verloren geht. Doch was kannst du tun, wenn diese nicht mehr zu finden ist? Genau dafür, kann man einen Eigenbeleg schreiben.
Auf dieser Seite findest du dafür kostenlose Vorlagen im PDF, Excel und Word Format zum Download und ausfüllen.
Ein Ersatzbeleg sollte immer die Ausnahme bleiben. Wenn zu viele Notbelege auftauchen, kann es bei einer Betriebsprüfung zu problemen kommen.
Denn die meisten Finanzämter gehen davon aus, dass eine Rechnungskopie normalerweise immer beschafft werden kann.
Das Wesentliche
- Ein Eigenbeleg wird verwendet, wenn eine Originalrechnung verloren geht. Er sollte jedoch nur in Ausnahmefällen genutzt werden, um Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
- Eigenbelege müssen, wie alle Rechnungen, 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Die Vorlagen für Eigenbelege stehen als PDF, Word und Excel zum Download bereit und können einfach ausgefüllt und gedruckt werden.
Tipp: Meine Quittungsvorlage oder Proforma-Rechnung
Eigenbeleg PDF zum Ausdrucken
Eine gute Möglichkeit einen Eigenbeleg zu erstellen ist diesee Vorlage im PDF Format zum Ausdrucken. Nach dem Druck kannst du alle Daten ausfüllen und das Dokument in deine Steuer legen oder dem Steuerberater geben.
Eigenbeleg Vorlage für Word und Excel
Hier gibt es die beiden Beleg Vordrucke für Word und Excel. Diese beiden können ganz einfach am Computer ausgefüllt und ausgedruckt werden. Ideal geeignet, wenn du gleich mehrere Eigenbelege erstellen musst.
Anleitung für den Eigenbeleg
- Suche dir ein passendes Format oben aus und lade die Datei auf deinen PC herunter.
- Jetzt füllst du alle Felder korrekt aus. Achte darauf, dass alle Felder ausgefüllt sind.
- Drucke die Datei mit deinem Drucker aus.
- Zuletzt das Dokument unterschreiben und abheften bzw. deinem Steuerberater übergeben.
Hinweis: Es ist sinnvoll eine Kopie von einem Kontoauszug an den Eigenbeleg anzuheften. Damit belegst du die Zahlung an das Unternehmen und das Finanzamt macht in der Regel weniger Probleme.
Das gehört in die Eigenbelegvorlage
Hier sind alle Daten aufgelistet, die man in einem Beleg eintragen sollte:
- Der Firmenname, Name und die komplette Anschrift des Zahlungsempfängers.
- Der Grund für die Zahlung und der Anlass.
- Der Bruttobetrag der Zahlung.
- Einen Grund, wieso die original Rechnung fehlt.
- Das Datum der Ausstellung und deine Unterschrift.
So kannst du ihn einsetzen
Es gibt unterschiedliche Bereiche im Geschäft, wo man einen Notfallbeleg verwenden kann. Hier die wichtigsten als Übersicht:
- Die original Rechnung ist verloren gegangen und der Verkäufer sendet keine Kopie. Passiert hin und wieder im Onlinehandel.
- Buchungen von 2 verschiedenen Geschäftkonten (Umbuchung).
- Private Ein- oder Auszahlung aufs Geschäftskonto (Privatentnahmen).
- Taxifahrten auf Reisen, wenn der Beleg vergessen wurde.
- Im Restaurant für Trinkgelder.
- Im Grunde für alle Betriebsausgaben ohne vorhandener Rechnung.
Das sind einige Beispiele dafür, wo der Eigenbeleg zum Einsatz kommen kann. Versuche immer eine normale Rechnung zu bekommen, anstelle von einem Ersatzbeleg.
Wie lange aufbewahren?
Der Eigenbeleg unterliegt wie alle Rechnungen der Aufbewahrungspflicht. Diese ist im Handelsgesetzbuch unter § 257 geregelt und lautet wie folgt:
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
Somit musst du ihn 10 Jahre lang aufbewahren!
Häufige Fragen und Antworten
Ist der Vorsteuerabzug bei einem Eigenbeleg möglich?
Der Vorsteuerabzug ist nur bei einer ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung möglich! Daher kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden.
Gibt es eine Obergrenze für einen Eigenbeleg?
Grundsätzlich sieht der Gesetzgeber keine Obergrenze für einen Eigenbeleg vor. Es gilt jedoch folgende Regel Je höher der Betrag, desto komplizierter kann es werden. Das Finanzamt prüft hier sehr genau!
Weitere Quellen und Referenzen
- Webseite haufe.de: Der richtige Umgang mit deinem Notbeleg
Beleg mit Online-Generator erstellen
Haben dir meine Vorlagen nicht gefallen? Schade dann habe ich noch noch einen Tipp für dich, um online mit Hilfe von einem Generator einen Notfallbeleg zu erstellen.
Schau dir doch mal den Ersatzbeleg-Generator von Lexoffice an. Hier zeige ich dir, wie dieser funktioniert:
Schritt 1: Öffne als erstes den Generator auf der Seite https://www.lexoffice.de und trage alle Daten wie auf dem Bild zu sehen ist ein.
Schritt 2: Danach klickst du auf den Button „Netto- und Steuerbetrag berechnen“
Schritt 3: Als letztes nur noch das erstellte PDF herunterladen. Auf diesem Bild siehst du wie es aussieht.
Hinweis: Nutzung meiner kostenlosen Vorlagen auf eigene Gefahr. Bitte prüfe die Dateien und passe sie deinen Bedürfnissen an! Im Zweifel frage deinen Steuerberater!
Datum: 16.03.2024 / Zuletzt aktualisiert: 14. Oktober 2025 von Chris